Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) s'applique à tous les événements collectant des données personnelles. De l'inscription à la gestion post-événement, chaque étape doit respecter des obligations légales strictes.
Cette check-list interactive vous accompagne pour assurer la conformité RGPD de vos événements, éviter les sanctions (jusqu'à 4% du CA) et renforcer la confiance de vos participants.
Pourquoi le RGPD est-il crucial pour vos événements ?
⚠️ Risques de sanction
- • Amendes jusqu'à 20M€
- • Ou 4% du chiffre d'affaires
- • Mise en demeure publique
✅ Avantages business
- • Confiance renforcée
- • Image professionnelle
- • Avantage concurrentiel
🛡️ Protection des données
- • Sécurité renforcée
- • Processus structurés
- • Traçabilité complète
Évaluez le niveau de risque de votre événement
Événements classiques avec données standard
Données sensibles ou publics spécifiques
Données biométriques ou profilage avancé
Check-list RGPD interactive
Cochez chaque point validé pour suivre votre progression
Avant l'événement - Collecte des données
Informer clairement sur l'usage des données collectées
Préciser pourquoi vous collectez chaque information (inscription, contact, facturation...)
Obtenir le consentement explicite pour chaque usage
Cases à cocher séparées pour newsletter, photos, partenaires, etc.
Limiter la collecte aux données strictement nécessaires
Éviter les champs obligatoires non-essentiels (téléphone si pas requis, etc.)
Proposer une politique de confidentialité accessible
Lien visible depuis le formulaire d'inscription
Permettre la modification/suppression des données
Interface de gestion du profil participant
Pendant l'événement - Protection des données
Informer sur la prise de photos/vidéos
Panneau d'information à l'accueil + mention sur badge si nécessaire
Sécuriser l'accès aux listes de participants
Accès limité au personnel autorisé uniquement
Protéger les données des formulaires papier
Collecte sécurisée et numérisation rapide si nécessaire
Gérer les demandes d'exercice des droits sur place
Procédure claire pour suppression/modification immédiate
Contrôler les échanges de coordonnées (networking)
Application dédiée avec consentement ou échange volontaire
Après l'événement - Conservation et usage
Respecter les durées de conservation annoncées
Suppression automatique selon les délais communiqués
Distinguer les consentements pour les usages futurs
Newsletter, invitations, études de satisfaction séparées
Supprimer les données des participants non-consentants
Nettoyage de base selon les préférences exprimées
Sécuriser le stockage des données conservées
Chiffrement, accès limité, sauvegarde sécurisée
Tracer les usages et les suppressions
Log des actions pour audits et contrôles
Obligations légales - Documentation
Tenir un registre des traitements de données
Documentation des processus de collecte, usage, conservation
Désigner un DPO si nécessaire
Délégué à la Protection des Données selon la taille de l'organisation
Effectuer une analyse d'impact (AIPD) si requis
Pour les traitements à risque élevé (biométrie, géolocalisation...)
Contractualiser avec les prestataires (sous-traitants)
Clauses RGPD dans tous les contrats de service
Préparer les procédures de notification des violations
Processus de signalement à la CNIL sous 72h
Conseils pratiques de mise en œuvre
🔧 Outils recommandés :
Gestion des consentements
- • Plateformes d'inscription RGPD-compliant
- • Gestionnaires de consentement (CMP)
- • Solutions de double opt-in
Documentation et traçabilité
- • Registre des traitements digitalisé
- • Outils de cartographie des données
- • Systèmes de log et audit
📋 Templates essentiels :
- Politique de confidentialité événementielle - Adaptée aux spécificités de votre secteur
- Formulaires de consentement - Pour photos, newsletter, données partenaires
- Registre des traitements - Spécifique aux processus événementiels
- Procédure de gestion des violations - Plan d'action en cas d'incident
⏰ Planning de mise en conformité :
Téléchargez la check-list PDF complète
Version imprimable avec cases à cocher et espaces de notes
WaiEvent : conformité RGPD native
Notre plateforme intègre toutes les fonctionnalités RGPD pour vos événements
