Le no-show représente en moyenne 20 à 40% des inscriptions selon le type d'événement. Les rappels automatisés SMS et email constituent l'une des stratégies les plus efficaces pour maintenir l'engagement et assurer la présence de vos participants.
Une stratégie de rappels bien orchestrée peut réduire le taux de no-show de 60% et améliorer significativement l'expérience participant. Découvrez les meilleures pratiques, templates et outils pour mettre en place un système de rappels performant.
Impact des rappels sur la participation
+35%
Taux de présence moyen avec rappels automatiques
95%
Taux de lecture des SMS dans les 3 minutes
-60%
Réduction du no-show avec 3 rappels échelonnés
Stratégie de rappels échelonnés optimale
Timing
7 jours avant
Canal
Objectif
Maintenir l'engagement
Impact mesuré
Taux d'ouverture: 65%
Rappel avec programme détaillé et informations pratiques
Timing
48 heures avant
Canal
Email + SMS
Objectif
Confirmer la présence
Impact mesuré
Réduction no-show: 25%
Dernières informations + lien confirmation de présence
Timing
24 heures avant
Canal
SMS
Objectif
Rappel urgent
Impact mesuré
Taux de lecture: 95%
Rappel concis avec lieu, heure et contact urgence
Timing
2 heures avant
Canal
Push notification
Objectif
Alerte de proximité
Impact mesuré
Engagement: +40%
Notification mobile avec géolocalisation si applicable
Templates de rappels prêts à l'emploi
📱 Bonnes pratiques SMS :
- • Limite de 160 caractères pour éviter la troncature
- • Incluez toujours un moyen de contact pour questions
- • Utilisez des émojis pour attirer l'attention (modérément)
- • Mentionnez le nom de votre organisation
Rappel 48h - Événement corporate
147/160 caractèresRappel 24h - Formation
128/160 caractèresRappel 2h - Webinaire
116/160 caractèresRappel J-1 - Conférence
134/160 caractèresOutils d'automatisation recommandés
Mailchimp
Email- Automation workflows
- Segmentation avancée
- A/B testing
Sendinblue
Email + SMS- Campagnes multicanales
- Templates prêts
- Analytics détaillés
Twilio
SMS + API- API robuste
- Délivrabilité élevée
- Intégration facile
WaiEvent
Tout-en-un- Rappels automatiques
- Templates personnalisables
- Analytics intégrés
Optimisation avancée de vos rappels
🎯 Segmentation intelligente :
Critères de segmentation
- • Type de participant : VIP, presse, exposant, visiteur
- • Historique : fidèle vs nouveau participant
- • Géographie : local vs déplacement requis
- • Engagement : niveau d'interaction pré-événement
Personnalisation des messages
- • Ton adapté : formel vs décontracté selon l'événement
- • Informations spécifiques : parking, accréditation, dress code
- • Préférences : canal de communication favori
- • Timing optimal : selon le fuseau horaire et habitudes
📊 Mesure de performance :
KPIs essentiels à suivre :
SMS :
- • Taux de délivrance (>95%)
- • Taux de lecture (90-95%)
- • Taux de clic sur liens (5-15%)
- • Désinscriptions (<1%)
Email :
- • Taux d'ouverture (25-40%)
- • Taux de clic (3-10%)
- • Taux de désinscription (<0.5%)
- • Deliverability score (>95%)
⚠️ Pièges à éviter :
Automatisez vos rappels avec WaiEvent
Séquences pré-configurées, templates personnalisables et analytics détaillés
